和彩刘伯温四肖中特资料_民国101年底政府全面推动公文线上签核

各机关年底前就要因应新版电子公文相关规范修改资讯系统为了成功推动公文线上签核,行政院研考会也制订了推动时程,今年的主要工作就是由行政院秘书处、行政院研考会、档案管理局修订相关法令、手册及电脑化作业规范,所以行政院在今年5月28日公布了「文书及档案管理电脑化作业规范」最新版本,将公文系统与档案管理系统的资讯系统要求标准化

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每个人或多或少都曾经跟政府机关打过交道,像一般人,需要申请文件或证明、申请各种补助、写e-mail到市长信箱抱怨邻里巷道的规画未竟周全,甚至,会因不服各种规费如停车费和其他的费用如罚单,而有需要提起行政救济程序。而企业跟政府交手的机会就更多了,举凡对相关法规制订的意见、与主管机关的公文往返、提出各种申请如并购案、上市上柜,以及登记新的业务范围等,都需要经政府机关之手。

这些业务,不管当事人的身分、送交文件的性质亦或事件属性,都需要透过公文处理,以前,公文往返往往旷日废时,有时一个月才能完成签核

不过,政府机关即将在民国101年底前全面推动公文线上签核,届时对身为一般人或是企业将有很大的影响,比如说,民众要确认申办案件的申请进度,不再只能打电话追踪承办人,却获得「已在处理」等笼统回答,取而代之的是,可以随时上网确认申请文件已经签核完成的层级、公文在各个层级签核的时间有多长。这个影响带来最明显的效益就是效率的提升以及权责清楚。

只要政府机关开始全面实施公文线上签核,这种景象确实是指日可待的。行政院今年1月25日颁布了「电子公文节能减纸推动方案」,将公文线上签核列为达到政府机关减纸30%的重要策略,根据行政院研考会的规画,各机关应该在民国101年底前推动公文全程电子化。

其实已有一些机关早就开始推动公文线上签核,行政院研考会高级分析师李国田表示,目前研考会掌握到已实施公文线上签核或是正在建置公文线上签核系统的机关数大约为25个,这些机关多为中央部会与县市政府,同时也会带动所属机关进行公文线上签核,因此,实际上已经实施公文线上签核的机关数更多。

像是经济部水利署、交通部基隆港务局、经济部加工出口区高雄分处、档案管理局都用线上签核来解决异地办公、人工送公文旷日废时的问题。

部分机关还进一步利用公文线上签核获得更多效益,像是水利署因为实施了公文线上签核,平均公文处理时间从5天降到4天,等同于公文处理效率提高了20%。基隆港务局则是利用公文线上签核清楚统计公文签核时间,来督促员工避免案件逾期,落实绩效管理。加工出口区高雄分处的公文线上签核系统还整合了对外部厂商发文以及确认签收的功能,让服务做得更好,提高园区争取厂商进驻的竞争力。

另外,中央政府中已有超过13个部会采取公文线上签核,地方政府方面也有台北县市、嘉义市、新竹县、花莲县与宜兰县等,也投入公文线上签核的建置。根据研考会的规画,在明年底之前行政院所属一级机关和地方一级机关都会开始推动公文线上签核,后年再扩及台湾各级机关。研考会表示,未来还将进一步积极推动与民间企业公文电子交换。

虽然研考会表示推动公文线上签核只是节能减纸方案中的其中一个策略,部分机关若是因业务属性考量无法进行公文线上签核,还是可以借由其他的方法达到减纸30%的目标,不过,让公文全程电子化仍是该方案中的主要目标。

其实政府机关的公文制作与机关间交换都已经电子化,但各机关内部以电子方式制作完公文或是收到电子公文以后,还是会将公文列印出来用人工递送的方式进行签核流程。这么一来,反而让电子化的公文制作与机关间交换效益减低,整个公文签核的效率也无法提升。

因此,公文线上签核就是要将内部签核流程e化,让公文从收文到发文全程电子化,换句话说,公文线上签核可说是公文全程电子化的最后一哩。

各机关年底前就要因应新版电子公文相关规范修改资讯系统

为了成功推动公文线上签核,行政院研考会也制订了推动时程,今年的主要工作就是由行政院秘书处、行政院研考会、档案管理局修订相关法令、手册及电脑化作业规范,所以行政院在今年5月28日公布了「文书及档案管理电脑化作业规范」最新版本,将公文系统与档案管理系统的资讯系统要求标准化。

李国田表示,新修正的「文书及档案管理电脑化作业规范」最大的差别就是要去除过去一那些从人工纸本去思考的流程去除掉,比如,各机关在人工流程时会将每次签核的纸本保留下来,包含主管签核意见,线上签核以后,各机关还是习惯将每次签核的版本都用电子档保存下来,反而增加了储存档案的大小,造成系统的负担,也不利于未来调阅档案。因此,新修规范要求,政府机关就只需要保存签核电子档的文字档,以显示修改的人、修改的意见、修改的内容等,仅用影像档保存清稿后的版本。

这些规范订定以后,各机关在9月以前还是要修改各机关相关作业规定及电脑化作业规定,李国田表示,在年底前各机关应该要修改相关资讯系统以符合规范。

行政院研考会高级分析师蔡世田表示,公务机关中与公文相关的资讯系统包含了公文制作系统、公文管理系统、公文交换系统及档案管理系统等,只有公文交换系统由研考会统筹负责建置与维运,其余的系统都由各机关自行规画建置。这代表,新的规范出来以后,各机关在年底前就要将这些资讯系统整合起来。

要实施公文线上签核除了要有上述的法规与资讯系统配合,还有另一个重要关键就是凭证,在文书处理手册或文书档案管理中都要求公文线上签核系统必须使用凭证。

蔡世田表示,凭证具有几种特性,一是机密性,限制没有被授权的人取得公文;二是完整性,公文一旦经过修改,透过凭证就能判断公文已在什么时间被修改;三是不可否认性,所有的纪录都可以透过凭证保留下来;最后则是不可抵赖性,因为凭证是专属的,每个人以凭证进行签核时,就能建立起课责的机制。就如同过去公文要以签名盖章当作负责的证明,凭证就成为实施公文线上签核一个不可或缺的工具。

凭证有很多种类,像是软体凭证或是网路下单凭证,不过,目前研考会认可的凭证必须要是经济部核定的机构发行的凭证,自然人凭证就是一种。不然各机关也可以直接向经济部申请成为可发行凭证的机关,但相对建置成本也高。

公文线上签核后,还是可以收纸本公文

整体来看,政府机关的公文主要的流程是收文或公文制作、会办、陈核、决行、发文或存查、归档,所以,公文线上签核必须涵盖以上所有的流程,遍及包含总收文、各组室登记桌、承办人、主管、总发文与档案室。

以常见的收文流程来看公文线上签核的作法,政府机关间的来文或是单位内公文多半都是电子档,当这些电子档进到机关的收文处时,公文系统就会自动取号并登录,让总收文处进行分文。

但机关的公文不一定全来自公务机关,也有可能是私人单位或企业的纸本公文。这时候就可以透过公文内容辨识系统,自动将纸本的内容对应到系统已设定的正确栏位,总发文再进行核对。若来文不符合政府公文格式的话,再透过人工登录。

当公文进入承办人的电脑系统后,承办人就可以看到所有公文的影像档、来文内容、到期日等,同时单位主管也可以从主管画面中看到每个同仁待办的公文数量以及处理的时间。等到签核完成后,就可以存查或是发文,并由总发文或登记桌归档入档案室点收。

公文线上签核系统还可在这些流程中设计一些功能,像是分会、代理人制度、复阅等,借由这些功能,公文线上签核就能做到过去纸本文无法做到的效益。

 


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